Organizar arquivos digitais parece ser uma tarefa simples. Entretanto, com a grande quantidade de informações e documentos que recebemos e enviamos diariamente, essa ação pode se tornar mais complexa de ser realizada.
Pensando em como tornar arquivos e documentos digitais mais organizados e fáceis de serem encontrados, separamos 5 dicas que podem auxiliar o sua dia a dia. Confira como organizar arquivos digitais:
Pastas e subpastas
Para conseguir que os arquivos fiquem organizados de maneira estratégica e fáceis de serem encontrados, a primeira dica é criar divisões. Separe os documentos correlacionados entre si e/ou que são utilizados para a mesma finalidade.
A partir dessa separação, crie pastas e subpastas que tornem essa separação sempre visível e de fácil entendimento. Vale lembrar que é possível organizar essas pastas e subpastas da maneira que melhor funciona para o sua dia a dia.
Padronização de nomes
Depois da divisão, é o momento de criar uma padronização de nomes para organizar arquivos digitais. Pode até parecer um exagero, mas dependendo de como essa nomenclatura for estruturada, apenas com a leitura do nome do arquivo é possível identificar algumas informações. Portanto, torna-se simples saber se aquele é o documento que você está procurando ou não.
Além disso, a padronização dos nomes impede que você perca os arquivos ou os confuda com outros documentos. E, também, permite que eles sejam facilmente encontrados, pois é possível fazer uma busca e já obter o resultado desejado.
Utilização de “tags”
A utilização de tags, labels ou etiquetas, como preferir chamar, garante que os arquivos sejam encontrados com muito mais rapidez. Existem informações que, se colocadas nos nomes dos arquivos, por exemplo, os deixam muito extensos; e as pastas e subpastas permitem a separação de acordo com o que melhor atende às necessidades do dia a dia.
Nesse cenários que entram as tags, já que elas podem trazer especificações e garantir que você tenha acesso às informações, até mesmo detalhes, de maneira mais simples. O melhor é que não é preciso abrir o documento para visualizá-las, já que são informações que ficam nos dados do arquivo.
Armazenamento em nuvem
Opte pelo armazenamento em nuvem. Com o armazenamento em nuvem, você garante que os documentos fiquem protegidos. É possível restringir o acesso a esses dados, permitindo que só pessoas autorizadas consigam vê-los.
Como uma das maiores vantagens, podemos citar a portabilidade. O armazenamento em nuvem assegura que você consulte, baixe e abra o arquivo em qualquer lugar, basta ter internet para acessá-lo.
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