A gestão documental é um dos fatores fundamentais para garantir o sucesso de qualquer empresa, colaborando com o desenrolar de atividades que abrangem diversos departamentos, como contas a pagar, renovação de documentos e certidões, contratos, guias de recolhimentos, entre outros.
Desta forma, a gestão de documentos se define pelos processos implementados em conjunto para assegurar a produção, organização e categorização de documentos de forma adequada.
Diariamente, a gestão documental trata das questões relacionadas às informações capazes de contribuir com o bom andamento da empresa, produtividade, compliance, governança, entre outros fatores inerentes às suas operações.
Por outro lado, quando realizada em larga escala ou de forma errônea, esta tarefa pode se tornar ineficiente, prejudicando as operações da empresa, acarretando em sérios riscos, multas graves e, inclusive, o lacre da filial.
A boa gestão de documentos depende de diversos fatores, mas não é impossível. Por isso, fizemos uma pequena lista de erros que podem acontecer e passar despercebidos, assim como dicas para otimizar este processo.
Dificuldades mais frequentes na Gestão Documental
- Dispersão na comunicação no decorrer do envio de documentos por emails.
- Documentos físicos, sem cópias digitalizadas, que podem ocasionar perda e extravio de dados e informações importantes.
- Análise de documentos e certidões com centenas de páginas é suscetível a erros, além de desperdiçar o potencial do colaborador, que poderia focar nas prioridades da empresa.
- Gestão manual ou por meio de planilhas dificulta a visibilidade de dados, atrasando os processos durante a busca de informações.
- Falta de padronização em preços e formas de solicitação de documentos nos órgãos expedidores, gerando imprevisibilidade orçamentária.
Quatro formas de otimizar a gestão documental e reduzir desperdícios
- Mantenha os documentos digitalizados.
- Categorize os documentos de acordo com seus departamentos e funções.
- Organize-os em pastas.
- Conte com a tecnologia para colaborar com a busca, emissão, armazenamento e análise de documentos e certidões.
A Docket é uma startup brasileira que tem como objetivo trazer mais celeridade aos processos da esteira burocrática dos principais setores da economia nacional.
A expertise no segmento documental, aliada ao investimento constante em inovação, possibilitou o desenvolvimento de diferentes produtos e funcionalidades, capazes de otimizar os processos documentais:
- Shopping de Documentos: realiza a busca, emissão e pré-análise de mais de 200 tipos de documentos em todo o Brasil, com centro de custos, alertas de pendências e inúmeras funcionalidades capazes de acelerar as operações documentais.
- Pesquisa de Bens: realiza a pesquisa de bens imóveis de Pessoa Física e Pessoa Jurídica em cidades de todo o Brasil, permitindo a solicitação de matrículas online.
- Alvarás e Licenças: assegura que a empresa esteja sempre regularizada através do gerenciamento automatizado de documentos regulatórios.
No ano de 2020, a Docket foi capaz de entregar quase 140 mil documentos para grandes empresas do agronegócio, construção civil, financeiras, varejo, eletricidade, telefonia, entre outros.
Saiba mais sobre como a Docket pode contribuir com a produtividade da sua empresa.
