Documentos que são complexos na busca e precisam passar por várias pessoas e áreas da empresa podem ter processos mais longos e, muitas vezes, demorados. Os contratos, por exemplo, são redigidos por um determinado setor, que repassa para revisão e aprovação de demais pessoas, antes de serem enviados para posterior assinatura e futuramente registro.
Essas situações de demoras e atrasos podem ser resolvidas por meio da organização do fluxo de documentos que a empresa pratica rotineiramente.
Com base nisso, separamos 5 dicas para melhorar processos com documentos na sua empresa, para que haja mais agilidade, eficiência e pontualidade nas operações.
1- Separe os documentos de acordo com o uso
Para começar a melhorar os processos com documentos, a primeira dica é classificá-los e separá-los conforme seu uso. Separar os que devem ser guardados de forma física (como contratos e documentos assinados), os que podem ser arquivados em meios eletrônicos (como fichas cadastrais) e as cópias que não precisam ser guardadas, ou seja, que podem ser digitalizadas ou descartadas.
Isso permite que o processo de identificação se torne mais fácil, economizando tempo para os funcionários da empresa.
2- Organize a guarda física
A organização dos documentos que não podem ser descartados, deve ser adequada, por isso, centralizar os mesmos em apenas um local, é a melhor solução a ser tomada.
Dependendo do porte da empresa, um simples armário com chaves é o suficiente para armazenar toda a documentação, desde que o móvel permita o acondicionamento adequado dos papéis.
Sendo assim, o ideal é que todos os documentos sejam organizados em um local específico, evitando que os profissionais percam tempo buscando os papéis em diversos lugares.
Confira nossas dicas para guardar documentos e as técnicas de arquivamento.
3- Defina um método de identificação
Uma sugestão é criar um método para sumarizar as pastas em que serão arquivados os documentos, como por exemplo: por assunto, nome ou data. Se, ainda assim, eles somarem uma grande quantidade, é melhor que o acesso a eles seja dado a somente uma pessoa, que se tornará responsável por eventuais consultas ou novos armazenamentos.
Não identificar os documentos aumenta o tempo de consulta aos mesmos e pode gerar perdas para o negócio, uma vez que atrasa a tomada de decisões e, em casos mais graves, provoca a cobrança de multas fiscais.
4- Plataformas de gestão de documentos
A tecnologia pode ser uma grande aliada na organização dos documentos de uma empresa. Digitalizar tudo, inclusive aquilo que ainda precisará ficar arquivado fisicamente, pode levar a uma maior velocidade e comodidade ao realizar buscas, além de obter sempre uma cópia extra.
Outra opção, é obter uma plataforma on-line de gerenciamento de documentos e processos eletrônicos, gerando economia por meio da padronização e otimização dos processos de trabalho, possibilitando a organização da documentação de várias unidades de negócios e de variados setores. Em uma mesma plataforma, é possível arquivar, editar e consultar todos os documentos, garantindo total controle e privacidade.
O ideal é optar pelo uso de um software com dashboards que facilitem sua visualização de forma segura e rápida. Assim, você terá um backup dos papéis da empresa sempre acessíveis e não corre o risco de perder informações importantes.
5- Descarte os papéis
Manter os documentos em papel é significado de prejuízo, tanto para a empresa, quanto para o meio ambiente. Ao realizar a gestão virtualmente, a empresa poupará valores e desocupará espaços que poderiam ser utilizados para a realização de outras atividades.
No caso de documentos fiscais, entretanto, não se esqueça da regra da temporalidade: eles devem ser guardados por certo tempo (de acordo com o que dita a lei) e só depois podem ser descartados.
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