A sua empresa está com todas as obrigações fiscais em dia? Antes de começar uma negociação, seja para participar de licitações, obter licenças, fechar contratos que envolvam o poder público ou, ainda, pleitear crédito em bancos, é fundamental comprovar a regularidade fiscal.
Além de cuidar da gestão dos processos internos, acompanhar orçamentos e precificar produtos, é necessário também olhar com atenção para os documentos responsáveis por comprovar a regularidade da corporação. Isso porque qualquer inadimplência é capaz de se tornar um grande obstáculo pelo caminho, visto que a falta de pagamento pode impedir transações importantes e que poderiam impulsionar o crescimento e a consolidação da empresa no mercado.
Algo para se ter em mente é que enfrentar frequentemente dificuldades fiscais pode constituir uma imagem negativa para a empresa. Ou seja, são geradas dúvidas em clientes, parceiros e fornecedores quanto à credibilidade da corporação, o que pode prejudicar fortemente o desempenho dos negócios.
Em alguns casos, o não cumprimento das obrigações fiscais podem, ainda, gerar multas exorbitantes e até mesmo a interdição das atividades exercidas. Dessa forma, manter a regularidade fiscal significa garantir a continuidade dos negócios e evitar que problemas maiores aconteçam.
Veja, a seguir, o que é compliance fiscal e como um checklist de documentos pode ajudar na organização de documentos regulatórios.
O que é compliance fiscal?
O compliance fiscal tem como objetivo alinhar as melhores práticas de conformidade para mitigar riscos no que diz respeito às obrigações fiscais e tributárias de uma empresa. Sendo assim, visa instituir normas e aproximar os colaboradores dos processos regulatórios.
Partindo da premissa de que todas as corporações, tanto brasileiras quanto internacionais, precisam se preocupar com seus deveres tributários, podemos destacar que o compliance fiscal é uma das tendências que mais cresce no meio corporativo.
A verdade é que com o compliance fiscal aplicado à instituição, suas atividades seguem uma conduta baseada na transparência e, consequentemente, ocorre a padronização de processos internos.
Checklist de documentos para a regularidade fiscal
A Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, também conhecida como CND, é um documento tido como um dos mais importantes para comprovar a regularidade fiscal de uma empresa. No entanto, é essencial legitimar o cumprimento das obrigações fiscais da corporação em todas as esferas e, para isso, são necessários diversos documentos comprobatórios.
Primeiro, o que você precisa saber é que a certidão de regularidade fiscal pode ser encontrada em dois tipos:
– Certidão Negativa de Débitos (CND): tem como objetivo atestar a regularidade dos contribuintes com base nos débitos inscritos na Dívida Ativa da União e na Receita Federal;
– Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN): identifica se existem débitos fiscais que estão sendo regularizados.
As principais certidões para comprovar a regularidade fiscal são:
– Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais: é necessário não haver débitos com a Secretaria da Receita Federal ou com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. É válida também para valores referentes ao INSS;
– Certidão de Regularidade do FGTS: tem como objetivo apontar se o FGTS está regular e pode ser emitida pelo Portal da Caixa Econômica Federal. Seu prazo de validade é de 30 dias;
– Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: geralmente, sua emissão é feita pelo Tribunal Superior do Trabalho;
– Certidão de Débito Estadual: tem como objetivo apontar a regularização das obrigações estaduais e é emitida, geralmente, pela Secretaria Estadual da Fazenda;
– Certidão de Débito Municipal: comprova a regularidade do Imposto Sobre Serviços (ISS)
– Certidão de Regularidade relativa à Seguridade Social (CND do INSS): apresenta todo o histórico de contribuições previdenciárias do interessado;
– Certidão de dados cadastrais do Imóvel: aponta os dados constantes do Cadastro Imobiliário da Secretaria Municipal de Finanças.
Como emitir uma certidão de regularidade fiscal?
Cada certidão de regularidade fiscal tem a sua esfera de competência legal responsável para que seja emitida.
– Municipal: a certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda Municipal do município no qual são realizadas as atividades econômicas do contribuinte (pessoa física ou pessoa jurídica);
– Estadual: a certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual;
– Federal: a certidão é emitida pela Receita Federal.
A plataforma Alvarás e Licenças da Docket
Obter e gerenciar um grande volume de documentos regulatórios pode ser um grande desafio para uma empresa que pretende manter o compliance fiscal. Nesse cenário, como forte aliada das corporações, a Docket investe em infraestrutura e tecnologia para impulsionar a esteira da rentabilidade corporativa, bem como a conformidade com obrigações fiscais.
Para tanto, a Docket desenvolveu a plataforma Licenças e Alvarás. Um ecossistema tecnológico que reúne as melhores funcionalidades para gerenciar documentos regulatórios de forma automatizada, com acesso rápido, prático e fácil. Dentre as principais funcionalidades da plataforma, estão:
Mapa de operações
Com a geolocalização de Alvarás e Licenças sincronizada com o Google Maps, é possível obter uma visão macro das atividades das filiais da empresa, com rápida visibilidade sobre alertas de pendências e vencimentos.
Alerta de vencimentos
Envia alertas de vencimento de Alvarás e Licenças, permitindo organizar com antecedência toda a documentação necessária para a renovação, de modo a evitar multas e interdições.
Monitoramento de status
Possibilita tomadas de decisões mais assertivas no acompanhamento de suas operações, através do monitoramento dos status de suas documentações.
Alerta de Pendências
O sistema emite um alerta se houver erros nas informações ou se estiver faltando algum documento necessário para a obtenção de Alvarás e Licenças.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.
