KYC: como tornar o onboarding mais seguro e eficiente?

O KYC (Know Your Customer) se tornou uma etapa essencial para empresas que precisam conhecer, validar e acompanhar seus clientes. No setor financeiro, além de contribuir para a prevenção à fraude e à lavagem de dinheiro, o processo também influencia diretamente a velocidade e a experiência do onboarding.

Porém, existe um desafio importante: como aumentar a segurança sem transformar a entrada de novos clientes em uma jornada longa, burocrática e cheia de etapas manuais?

A resposta passa pela combinação entre KYC, tecnologia, automação e análise inteligente de documentos.

O que é KYC?

KYC, ou Know Your Customer, significa “Conheça seu Cliente”. Na prática, é o conjunto de procedimentos utilizados para identificar, verificar e qualificar clientes antes e durante uma relação comercial.

No Brasil, esse processo possui especial relevância para instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central. A Circular nº 3.978 determina que essas instituições adotem procedimentos capazes de verificar e validar a identidade dos clientes, incluindo a obtenção, verificação e validação da autenticidade das informações.

Além disso, a regulamentação estabelece que os procedimentos de identificação, qualificação e classificação devem considerar o perfil de risco do cliente e a natureza da relação de negócio.

Portanto, KYC não significa apenas conferir um documento. É um processo de conhecimento e avaliação que ajuda a empresa a tomar decisões mais seguras.

Por que o KYC é tão importante para as empresas?

O crescimento das jornadas digitais aumentou a necessidade de validar informações com rapidez e precisão.

Hoje, um cliente pode abrir uma conta, solicitar crédito ou contratar um serviço sem sequer visitar uma agência ou unidade física. Como resultado, empresas precisam conseguir confirmar a identidade e as informações fornecidas de maneira remota e confiável.

Ao mesmo tempo, processos de entrada muito demorados podem gerar desistências.

Uma pesquisa da Serasa Experian publicada em 2026 mostrou que 48% dos consumidores entrevistados já desistiram de uma compra por falta de confiança no site ou aplicativo. O mesmo levantamento apontou que 51% dos consumidores afirmaram já ter sofrido algum tipo de fraude e que 42% das empresas aumentaram seus investimentos em prevenção a fraudes no último ano.

Dessa forma, segurança e experiência deixam de ser objetivos separados. Na verdade, precisam funcionar juntos.

O desafio de equilibrar segurança e experiência

Quanto mais controles uma empresa adiciona ao onboarding, maior pode ser a percepção de segurança. Entretanto, se essas etapas forem excessivamente complexas, a jornada pode se tornar cansativa para o cliente.

Por outro lado, simplificar demais as verificações pode aumentar a exposição a riscos. Por isso, o desafio está em encontrar um equilíbrio entre segurança, velocidade e experiência. Nesse contexto, a tecnologia ganha importância. Afinal, nem toda atividade de KYC precisa depender exclusivamente de uma análise humana.

Onde os documentos entram no processo de KYC?

A documentação é uma das principais fontes de informação utilizadas para validar clientes. Dependendo da operação, podem ser necessários documentos de identificação, comprovantes, documentos societários, informações cadastrais e outras evidências capazes de confirmar os dados apresentados.

No entanto, analisar essas informações manualmente pode consumir bastante tempo. Primeiro, a equipe precisa receber os documentos. Depois, deve verificar se estão corretos, conferir informações, comparar dados e identificar possíveis inconsistências. Finalmente, precisa registrar o resultado da análise.

Quando esse processo é repetido centenas ou milhares de vezes, o impacto operacional aumenta significativamente. Consequentemente, o problema deixa de ser apenas documental e passa a afetar a capacidade de escala da empresa.

Como a automação pode melhorar o KYC?

A automação permite transferir para a tecnologia parte das atividades repetitivas do processo. Por exemplo, uma solução pode organizar documentos, extrair informações, classificar arquivos e direcionar casos que precisam de análise humana.

Assim, os profissionais deixam de gastar tempo procurando informações básicas e podem se concentrar em situações que realmente exigem interpretação. Além disso, a automação cria maior padronização.

Enquanto uma análise manual pode variar de acordo com o profissional responsável, um fluxo automatizado segue regras previamente estabelecidas. Como resultado, a empresa consegue aumentar a consistência das verificações e criar processos mais rastreáveis.

E onde entra a inteligência artificial?

A inteligência artificial amplia ainda mais as possibilidades de automação. Em vez de apenas armazenar documentos, sistemas inteligentes conseguem interpretar informações e identificar elementos relevantes para determinado processo.

Isso é especialmente importante em operações que envolvem grandes volumes documentais.

A Pesquisa Febraban de Tecnologia Bancária 2025, realizada em parceria com a Deloitte, mostra justamente esse movimento: entre os bancos participantes, 80% estavam explorando ou implementando aplicações de IA relacionadas a KYC e onboarding.

Portanto, o uso de IA nesse contexto não é apenas uma possibilidade futura. Ele já faz parte da agenda de transformação tecnológica do setor financeiro.

KYC mais inteligente significa apenas mais velocidade?

Não. Embora a velocidade seja um dos principais benefícios, o impacto pode ser muito maior.

Um processo de KYC estruturado e automatizado pode contribuir para:

• Mais produtividade: atividades repetitivas são reduzidas e as equipes conseguem concentrar esforços em análises mais complexas.
• Mais padronização: as verificações seguem critérios previamente definidos, diminuindo variações entre análises.
• Mais rastreabilidade: as etapas ficam registradas, facilitando controles e auditorias.
• Mais escalabilidade: a empresa consegue processar volumes maiores sem necessariamente aumentar sua estrutura na mesma proporção.
• Melhor experiência: quando as verificações acontecem de forma rápida e integrada, o cliente enfrenta menos fricção durante o onboarding.

Além disso, a combinação desses fatores pode contribuir para uma operação mais eficiente e preparada para crescer.

O KYC também precisa acompanhar o cliente

Outro ponto importante é que conhecer o cliente não deve ser encarado como uma atividade que acontece apenas no início do relacionamento.

A própria regulamentação do Banco Central prevê a atualização das informações cadastrais e a revisão dos procedimentos de acordo com o perfil de risco e a natureza da relação de negócio.

Isso significa que o KYC precisa fazer parte de uma estratégia contínua de gestão de informações. Consequentemente, empresas que estruturam seus dados e documentos desde o início conseguem criar uma base mais preparada para futuras análises, atualizações e decisões.

O futuro do KYC é integrado

A evolução do mercado financeiro mostra que diferentes fontes de dados e tecnologias estão sendo conectadas para tornar as jornadas mais rápidas.

O próprio Banco Central destaca o papel da integração de dados na modernização do sistema financeiro. No Open Finance, por exemplo, a comunicação entre instituições ocorre por APIs e, com autorização do cliente, permite o compartilhamento de informações de maneira padronizada e segura.

Além disso, o Banco Central informa que, entre 2021 e junho de 2025, o Open Finance contribuiu para gerar R$ 31 bilhões em empréstimos com base em dados compartilhados.

Esse cenário mostra uma tendência clara: quanto mais informações puderem ser conectadas de maneira segura, maior será a capacidade das empresas de tomar decisões baseadas em dados.

Nesse contexto, o KYC também evolui, ele deixa de ser apenas uma etapa de conferência documental e passa a fazer parte de uma estrutura mais ampla de inteligência, risco e relacionamento com o cliente.

Como começar a automatizar o KYC?

A transformação não precisa acontecer de uma única vez, antes de implementar novas tecnologias, é importante mapear o processo atual e identificar onde estão os principais gargalos.

Algumas perguntas podem ajudar:

• Quais documentos são necessários em cada tipo de operação?
• Quantas etapas ainda são realizadas manualmente?
• Quanto tempo a equipe gasta para conferir cada documentação?
• Onde acontecem os maiores retrabalhos?
• Como as informações são armazenadas?
• Existe rastreabilidade das análises?
• Quais etapas poderiam ser automatizadas?

A partir desse diagnóstico, a empresa consegue identificar quais atividades oferecem maior potencial de ganho.

Além disso, a automação pode começar justamente pelas tarefas mais repetitivas e de maior volume.

Então, como tornar o KYC mais seguro e eficiente?

A resposta está em combinar processos bem estruturados com tecnologia capaz de automatizar tarefas, organizar documentos e apoiar a análise das informações.

Ao mesmo tempo, segurança não precisa significar uma jornada mais lenta. Pelo contrário, quando processos manuais são substituídos por fluxos inteligentes, as empresas conseguem aumentar o controle sem necessariamente aumentar a fricção para o cliente.

Além disso, diante do crescimento das jornadas digitais e da evolução do uso de inteligência artificial no setor financeiro, o KYC tende a se tornar cada vez mais integrado a dados, documentos e sistemas de decisão.

Por isso, mais do que cumprir uma etapa regulatória, investir em um KYC eficiente significa construir uma operação preparada para crescer com segurança, agilidade e inteligência.