Documentos são fontes de dados que declaram o reconhecimento oficial da prova de algum acontecimento, condição ou habilitação por meio de um texto que assegura a prova de autenticidade de fatos que constituem elementos de informação.
Muitas vezes, os documentos podem ser a única fonte de registro de princípios e objetivos de um objeto em análise, capazes de revelar concepções de determinados sujeitos, bem como a dinâmica e a complexidade de políticas públicas.
A análise de documentos é uma técnica que consiste na detecção de informações e as relações entre elas e o todo, extremamente necessária nos mais diversos setores, principalmente para a gestão de riscos e auditorias em caso de aberturas de linhas de crédito, IPOs, alvarás e licenças.
No entanto, é um trabalho complexo, suscetível a erros que exige muita atenção e que pode durar horas sem, necessariamente, agregar valor, especialmente quando se trata de documentações com grande número de páginas ou quando esta tarefa deve ser realizada em larga escala.
Contextualizando
Para explicar melhor sobre como o trabalho de análise documental pode ser robótico, vamos trazer um exemplo, que pode ser um pouco lúdico, mas que de fato acontece, especialmente em grandes escritórios ou departamentos jurídicos.
Quem não se lembra de Suits? Uma das séries mais famosas e mais assistidas do mundo que, se encerrou em 2019, mas que ilustra bem a situação.
A trama central de Suits acontecia, basicamente, em um renomado escritório de advocacia full service de Nova York, onde os protagonistas Mike Ross e Harvey Specter trabalhavam.
Indo direto ao ponto: vale dizer que Ross, na verdade, não era advogado, mas sim um rapaz dotado de uma fantástica memória fotográfica que lhe dava habilidades extraordinárias, como analisar certidões e processos em bem menos tempo que qualquer outra pessoa, além de conseguir detectar erros onde muitos outros não conseguiam.
Mesmo assim, Ross passava noites em claro nas análises, o que o levou a chegar atrasado no trabalho algumas vezes.
Além disso, diversos fatores apresentavam um grande risco para a segurança da informação, além de causarem a ineficácia dos colaboradores da firma:
- Documentos físicos: se você já assistiu a série, lembra do tamanho da sala de arquivos do escritório e a dificuldade que era para encontrar processos, que geralmente estavam descentralizados.
- Perda de dados e extravio da informação: com documentos físicos sendo levados de um lado para o outro. Ser um gênio como Ross não o impedia de cair em golpes ou ser assaltado.
- Dispersão: a busca por documentos, a gestão manual e a análise de centenas de milhares de páginas desviava o foco das prioridades da empresa de diversos funcionários.
Se identificou?
Se você tem as mesmas dores na sua empresa, chegou a hora de conhecer as soluções da Docket.
Para isso, vamos sair da ficção e trazer um caso da vida real, que acontece com um de nossos clientes mais antigos, o escritório da Veirano Advogados.
Assim como em Suilts, a Veirano também é um escritório de advocacia full service, capaz de assessorar os clientes em todas as áreas do Direito, além de realizar operações de Venture Capital.
Entre suas principais operações, o escritório realiza grandes auditorias que demandam a busca e análise de diversos documentos, como certidões e cópias de processos, com a finalidade de diagnosticar a situação atual de determinada empresa, bem como o status de regularidade fiscal.
Para estes procedimentos, a empresa enfrentava inúmeras dificuldades na hora de realizar a busca e emissão de documentos:
- Era necessário ir em diferentes cartórios;
- Contratar representantes e/ou despachantes;
- Coordenar o trabalho de terceiros;
- Gastar inúmeras horas do time jurídico, que desviava o foco do trabalho principal para atender demandas documentais.
De acordo com o sócio da Veirano e colíder de Venture Capital, Guilherme Potenza, trabalhar com estes documentos era uma dor de cabeça: “Não só é um processo caro, mas é um processo que demora… Que você tem um custo de gestão de pessoas, ou seja, um número de horas que você gasta para obter esses documentos e são horas de pouco valor agregado.”
Mas tudo mudou quando ele conheceu o Shopping de Documentos da Docket, por onde se tornou capaz de buscar e emitir mais de 200 tipos de documentos em todo o Brasil de forma simples, prática e automatizada.
Neste ínterim, a funcionalidade do Shopping que mais vale destacar é a R.E.A., o software de inteligência artificial desenvolvido pela Docket.
R.E.A. significa Real Estate Analysis, e tem por finalidade a pré-análise de documentos de forma rápida, segura e eficiente, e pode oferecer as seguintes vantagens para sua organização:
- Agilidade: em apenas um minuto, o software identifica se há algum tipo de impeditivo no documento.
- Assertividade: nossa Inteligência Artificial garante 93% de acurácia na pré-análise.
- Segurança: reduz o índice de erro humano minimizando o risco das operações.
- Organização: documentos e informações centralizados em uma única plataforma, facilitam a gestão e otimizam o workflow das operações.
Além disso, a R.E.A. envia alertas em caso de gravames, informando os números das páginas da matrícula onde estes foram localizados, extrai automaticamente os dados do imóvel da matrícula analisada e os dados do titular, sendo ideal para a elaboração de novos contratos.
Com operações otimizadas, seu time se tornará mais eficiente e a empresa deixa de desperdiçar recursos com etapas operacionais.
Quer saber mais sobre as vantagens e benefícios que a R.E.A. pode oferecer? Experimente!
