A automação de processos manuais está revolucionando a maneira como as empresas operam, e a Soma Urbanismo é um exemplo claro disso. Neste artigo, você descobrirá como a empresa conseguiu aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e eliminar erros em sua operação imobiliária com a Docket IA.
Além disso, apresentaremos um estudo de caso completo, comparando o antes e o depois da automação, e as métricas que evidenciam esses resultados. Continue lendo para entender como essa transformação pode ajudar outras empresas a obterem ganhos semelhantes. Boa leitura!
O desafio: processos manuais e ineficientes
A operação imobiliária é caracterizada por sua complexidade e pela grande quantidade de documentos envolvidos, como matrículas de imóveis, certidões e contratos. Esses processos exigem precisão e atenção aos detalhes para garantir a segurança jurídica nas transações.
No entanto, a Soma Urbanismo enfrentava desafios significativos que dificultavam a eficiência de sua operação. Entre os principais problemas estavam:
- Demora na obtenção de documentos: certidões e registros eram obtidos manualmente em sistemas arcaicos, tornando o processo lento e dificultando o cumprimento de prazos.
- Erros frequentes: a análise manual era propensa a inconsistências, como informações incorretas ou incompletas, resultando em retrabalhos e aumentando os riscos operacionais.
- Prazos longos e falta de previsibilidade: a conclusão de uma due diligence podia levar até 60 dias, o que prejudicava a experiência do cliente e gerava insatisfação.
Esses desafios não apenas impactavam a eficiência operacional, mas também geravam custos elevados e riscos para a reputação da empresa no mercado imobiliário.
A solução: automação com a Docket IA
Com a implementação da Docket IA, a Soma Urbanismo transformou completamente seus processos imobiliários. A solução combina inteligência artificial (IA) e tecnologias de automação para simplificar tarefas repetitivas e garantir agilidade.
Como funciona a Docket IA
A Docket IA foi projetada para lidar com os desafios mais complexos da operação imobiliária, como a análise detalhada de matrículas de imóveis, certidões e contratos. Esses documentos, essenciais para garantir a segurança jurídica e a transparência nas transações, frequentemente apresentam informações extensas e estruturadas de forma não padronizada, o que torna o trabalho manual propenso a erros e atrasos.
- Extração de dados automatizada: a ferramenta utiliza inteligência artificial para identificar, interpretar e organizar informações diretamente dos documentos. Por exemplo, ao analisar uma matrícula de imóvel, a Docket IA extrai dados como histórico de proprietários, registro de ônus e localização, garantindo precisão e agilidade.
- Análise com foco na segurança jurídica: a complexidade das matrículas de imóveis exige um alto grau de atenção aos detalhes. A Docket IA aplica algoritmos avançados para verificar a consistência das informações e apontar possíveis riscos, como pendências ou inconsistências legais.
- Integração digital completa: desde a coleta até a análise, todo o processo é realizado de forma digital, eliminando a necessidade de deslocamento físico e reduzindo significativamente a intervenção humana. Isso também oferece rastreabilidade em tempo real, assegurando maior controle e visibilidade para as empresas.
- Extração de dados automatizada: a ferramenta analisa documentos como matrículas de imóveis e certidões em tempo real, reduzindo a necessidade de intervenção humana.
- Análise de dados com IA: redes neurais identificam padrões e validam informações automaticamente.
- Integração digital: todo o processo é feito de forma digital, com rastreamento e transparência em cada etapa.
Leia também: “Due Diligence e sua importância na negociação imobiliária.”
Resultados obtidos
Antes da automação
- Tempo para concluir uma due diligence: 60 dias. Grande parte desse período era consumida pela busca manual de documentos, como matrículas de imóveis e certidões, em diferentes cartórios e plataformas desatualizadas.
- Taxa de erros: alta, devido à necessidade de digitação manual e validação humana das informações.
- Custos operacionais: elevados, com equipes dedicadas exclusivamente à coleta e análise de dados em planilhas.
Depois da automação
- Tempo para concluir uma due diligence: apenas 6 dias. A automação eliminou etapas como deslocamento físico para obtenção de documentos e validação manual de dados.
- Taxa de erros: próxima de zero. Por exemplo, ao analisar matrículas de imóveis, a IA detecta automaticamente possíveis ônus ou pendências, reduzindo a margem para falhas.
- Redução de custos: economias significativas com a redistribuição de equipes para tarefas mais estratégicas e o uso de processos automatizados para análise de grandes volumes de documentos.
Impacto na operação imobiliária
- Eficiência operacional: a agilidade permitiu um aumento da produtividade em toda a cadeia de negócios.
- Melhor tomada de decisão: com análises feitas em tempo real, a Soma Urbanismo passou a tomar decisões mais informadas e seguras.
- Satisfação do cliente: a previsibilidade dos prazos trouxe mais transparência e confiança.
Como a Docket IA funciona no processo de due diligence
O processo de due diligence é uma etapa crítica na operação imobiliária, pois envolve a análise detalhada de documentos para garantir a segurança jurídica e minimizar riscos. No modelo tradicional, as empresas enfrentam desafios como a busca manual de documentos, validação trabalhosa e análise propensa a erros. A Docket IA elimina essas dificuldades com uma abordagem automatizada e eficiente.
Etapas do processo automatizado com a Docket IA
- Coleta de documentos: a busca é feita de forma totalmente digital, conectando-se diretamente a sistemas de registro público e bases de dados confiáveis. Isso elimina a necessidade de deslocamentos e reduz significativamente o tempo de obtenção de matrículas de imóveis e certidões.
- Validação automatizada: a inteligência artificial verifica inconsistências e assegura a precisão dos dados, como histórico de ônus e proprietários em matrículas de imóveis. Por exemplo, a Docket IA pode identificar rapidamente pendências ou informações ausentes que precisariam de semanas para serem detectadas manualmente.
- Análise e geração de relatórios: após a validação, a solução organiza as informações em relatórios claros e objetivos. Esses relatórios oferecem insights para apoiar a tomada de decisão, destacando possíveis riscos e oportunidades com base nos dados analisados.
- Monitoramento em tempo real: a plataforma permite acompanhar todas as etapas do processo, desde a coleta até a conclusão. Esse recurso oferece maior transparência e controle para as empresas, garantindo que cada etapa seja concluída dentro do prazo estimado.
Solução para desafios específicos
- Complexidade das matrículas de imóveis: ao lidar com informações extensas e pouco padronizadas, como ônus reais ou restrições legais, a Docket IA aplica algoritmos avançados para garantir uma análise completa e confiável.
- Segurança jurídica: a ferramenta destaca possíveis inconsistências ou riscos legais, ajudando as empresas a evitar litígios e tomar decisões mais assertivas.
- Redução da dependência de intervenção humana: a automação permite redistribuir equipes para atividades mais estratégicas, eliminando etapas repetitivas e demoradas.
Ao transformar essas etapas, a Docket IA não apenas acelera o processo de due diligence, mas também aumenta a eficiência operacional e a confiança nas transações imobiliárias. O processo de due diligence é uma etapa crítica na operação imobiliária. Com a Docket IA, as principais etapas são automatizadas, garantindo maior eficiência:
- Coleta de documentos: a busca é automatizada, economizando tempo.
- Validação: a IA verifica inconsistências e garante a precisão dos dados.
- Análise: relatórios são gerados automaticamente, permitindo uma tomada de decisão mais rápida.
Conclusão
A parceria entre a Soma Urbanismo e a Docket IA reforça a posição da Docket como referência em soluções tecnológicas para o mercado imobiliário. Nossa ampla experiência no setor, combinada com uma abordagem inovadora de automação, permitiu resolver desafios críticos como a análise de matrículas de imóveis e a validação de certidões.
Essa expertise diferencia a Docket no mercado, oferecendo resultados comprovados que transformam a operação imobiliária. entre a Soma Urbanismo e a Docket IA mostra como a automação de processos pode revolucionar a operação imobiliária. Reduzir custos, aumentar a eficiência e eliminar erros são resultados tangíveis que empresas podem alcançar ao adotar tecnologias baseadas em inteligência artificial (IA).
Se a sua empresa quer mais eficiência na operação imobiliária e menos tempo perdido com etapas manuais, fale com um de nossos especialistas. Vamos mostrar como a Docket IA pode simplificar o seu dia a dia.
