Controle na gestão de documentos: soluções eficientes para empresas

A gestão de documentos é essencial para garantir que uma empresa esteja em conformidade com regulamentações e tenha total visibilidade sobre seus processos. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades ao lidar com grandes volumes de informações e documentos dispersos, usando ferramentas inadequadas ou processos manuais.

Controle é uma plataforma SaaS criada para solucionar esses problemas, oferecendo uma solução eficaz e centralizada para o controle de documentos, eliminação de controles paralelos e garantindo a segurança dos dados.

Neste artigo, vamos explicar como a solução Controle pode ajudar sua empresa a melhorar a gestão de documentos de forma eficiente e como ela pode ser uma aliada na organização e acesso rápido a documentos essenciais, independentemente de onde sua empresa esteja.

O que é o Controle?

Controle é uma plataforma SaaS desenvolvida para otimizar a gestão de documentos e processos de empresas que precisam garantir conformidade regulatória.

A plataforma oferece centralização de arquivos, controle de acesso, criação de alertas de vencimento e geração de relatórios em tempo real. Com ela, a empresa pode melhorar sua governança de dados, eliminando a necessidade de usar diversas ferramentas como Excel ou Drive, garantindo a segurança e integridade de todos os documentos.

Principais benefícios da plataforma Controle

1. Centralização e acesso rápido a documentos

Um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas é a falta de visibilidade sobre seus documentos essenciais. A plataforma Controle permite o armazenamento de todos os documentos em um único local, oferecendo acesso rápido e fácil a qualquer momento, independentemente de onde a equipe esteja.

2. Gestão eficiente de documentos regulatórios

A plataforma oferece funcionalidades específicas para controle de documentos regulatórios, permitindo que sua empresa tenha sempre a visibilidade necessária para garantir o cumprimento das exigências legais. Com a tabela de temporalidade integrada, é possível acompanhar documentos que precisam ser renovados, eliminando riscos de multas e outros imprevistos.

3. Controle de acesso e governança de dados

A plataforma SaaS permite a personalização de níveis de acesso a documentos, de modo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar certos arquivos. Isso proporciona controle de acesso preciso, promovendo a segurança e a integridade dos dados.

Como a plataforma pode ajudar sua empresa a eliminar controles paralelos?

As empresas frequentemente enfrentam o problema de usar diversas ferramentas para controlar prazos e armazenar documentos, o que gera confusão e perde eficiência.

A plataforma Controle elimina a necessidade de diversas ferramentas, como Excel ou Trello, centralizando todo o controle de documentos em uma única solução. Isso não só melhora a gestão de documentos, mas também reduz o tempo gasto na busca por informações.

A importância da governança e conformidade na gestão de documentos

Quando falamos em gestão de documentos, a conformidade é um aspecto essencial para evitar riscos reputacionais e multas. A plataforma Controle oferece uma visão clara e organizada de todos os dados, permitindo que a empresa garanta a conformidade regulatória e minimize riscos relacionados à falta de governança de dados.

Como a TIM revolucionou a gestão de licenças com a plataforma Controle

O desafio da TIM

Antes da parceria com a Docket, a TIM enfrentava dificuldades significativas na gestão de suas licenças. Utilizando processos manuais e planilhas de Excel, a operadora tinha pouco controle sobre o status das suas licenças, o que impedia uma visão clara e atualizada dos documentos essenciais. O tempo gasto para localizar documentos e identificar os responsáveis comprometia a produtividade e agilidade das operações.

A solução: Docket Controle

Com a implementação da plataforma Docket Controle, a TIM conseguiu transformar sua gestão de licenças. A Docket desenvolveu uma solução sob medida para a operadora, oferecendo:

• Centralização dos documentos em um único local.
• Alertas automáticos para vencimento e renovação de documentos.
• Dashboard e relatórios em tempo real, garantindo maior controle sobre os documentos e processos.
• Controle de acesso personalizado, permitindo definir quem tem permissão para visualizar e editar determinados documentos.

Resultados obtidos

A parceria com a Docket trouxe resultados expressivos para a TIM, como:

• Eficiência aumentada: o tempo gasto com processos manuais foi drasticamente reduzido, permitindo que os colaboradores fossem mais produtivos e assumissem mais responsabilidades.
• Facilidade de uso: a plataforma intuitiva permitiu que a equipe da TIM usasse a ferramenta com facilidade, sem complicações.
• Visibilidade aprimorada: a geração de relatórios precisos e a visibilidade sobre os documentos críticos ajudaram a TIM a tomar decisões mais informadas e rápidas.
• Conformidade regulatória garantida: com os alertas de vencimento, a TIM conseguiu reduzir riscos de não conformidade e evitar custos imprevistos com multas.

Paulo Guterres, do departamento de Property Management da TIM, resumiu a parceria com a Docket dizendo:

“Com a Docket, nós não apenas encontramos uma solução, mas um parceiro estratégico que entendeu profundamente as nossas necessidades e trabalhou lado a lado conosco para superar nossos desafios. Esta parceria tem sido fundamental para alcançarmos um novo patamar de eficiência e controle em nossa gestão de licenças.”

Taxonomia e vinculação de histórico de documentos

A organização de documentos também é feita através da criação de uma taxonomia bem estruturada. Isso facilita a localização de arquivos e o vínculo de documentos aos responsáveis. Dessa forma, o controle de documentos é mais eficiente, e é possível acompanhar o histórico de cada documento, garantindo que nada se perca ao longo do tempo.

Como a plataforma Controle pode reduzir riscos e custos não mapeados

Controle não só melhora a organização dos documentos, mas também contribui diretamente na redução de custos. Ao automatizar o processo e gerar relatórios em tempo real, a plataforma permite identificar riscos de interdição ou não conformidades de forma antecipada. Isso pode ajudar a empresa a evitar gastos imprevistos com multas.

Conclusão

Gerenciar documentos da sua operação nunca foi tão fácil. Seja para garantir a conformidade, eliminar controles paralelos ou ter acesso rápido aos documentos essenciais, nossa solução oferece tudo que sua empresa precisa para ter um controle total e seguro de suas informações. Ao integrar processos, melhorar a governança de dados e reduzir riscos, a plataforma se torna uma ferramenta indispensável para empresas de todos os tamanhos.

Fale com um especialista e descubra como a plataforma Controle pode transformar a gestão de documentos da sua empresa.