A Revolução na Gestão Regulatória na Saúde: Como a Docket Transformou Operações e Reduziu o Tempo de Licenciamento em Quase 50%
No setor de saúde, agilidade e conformidade regulatória são essenciais. A gestão eficiente de licenças pode ser o fator decisivo para evitar paralisações. Um de nossos clientes, do segmento de laboratórios e hospitais, enfrentava sérios problemas na gestão regulatória na saúde, causando atrasos na renovação de licenças e na abertura de novas unidades.
O grande obstáculo era a gestão manual por planilhas. Esse método demandava muito tempo e esforço da equipe de licenciamento, além de aumentar os riscos de erros. A operação era frequentemente impactada, elevando o risco de interrupções e penalidades.
Após a implementação da solução de gestão de licenças e alvarás da Docket, os resultados foram significativos. O tempo de renovação de licenças foi reduzido em quase 50%, e a eficiência operacional deu um salto. Neste artigo, vamos mostrar como essa transformação aconteceu, analisando os desafios e os resultados obtidos com a Docket na gestão regulatória na saúde.
Importância da Gestão Regulatória na Saúde
A gestão regulatória no setor de saúde é vital para garantir o funcionamento contínuo de hospitais, laboratórios e clínicas. O não cumprimento de normas pode resultar em multas, interdições e riscos para os pacientes.
Além disso, a conformidade regulatória é essencial para manter a credibilidade e a confiança do público. Empresas que adotam uma gestão eficiente, como as soluções da Docket, conseguem antecipar problemas e manter suas operações em conformidade com as exigências legais, sem comprometer a qualidade do atendimento.
Ter todas as licenças e alvarás em dia não é apenas uma questão burocrática. No segmento de saúde, é um fator crítico que impacta diretamente na segurança dos pacientes e na reputação das instituições.
Desafios da Gestão Regulatória no Setor de Saúde
O setor de saúde enfrenta desafios únicos quando se trata de gestão regulatória. Além de lidar com a complexidade das licenças, há a necessidade de gerenciar documentos relacionados à infraestrutura, segurança do trabalho e requisitos sanitários. Cada detalhe precisa ser monitorado de perto para evitar interrupções nas operações e garantir o cumprimento de normas que podem variar entre municípios, estados e o governo federal.
Outro grande desafio é a quantidade de documentos necessários. São alvarás, certificados e licenças que precisam ser atualizados e renovados constantemente. O uso de planilhas ou métodos manuais torna esse processo ineficaz, abrindo margem para erros e atrasos.
A solução da Docket, ao automatizar e centralizar a gestão desses documentos, permite que os times regulatórios tenham mais controle e visibilidade, minimizando riscos e garantindo conformidade contínua.
Cenário anterior à Docket
Antes da nossa implementação da nossa solução para a gestão de documentos, o processo enfrentado pelo cliente da rede de laboratórios e hospitais era um verdadeiro labirinto burocrático.
Ao sermos procurados pela área de legalização da rede identificamos a necessidade de implementar, por meio da nossa solução, uma governança sobre a gestão de licenças e alvarás.
A quantidade e complexidade dos documentos geraram um forte risco operacional de ter algo irregular ou não mapeado pela empresa, já que tudo era gerenciado em planilhas, sem qualquer tipo de centralização.
Já em um primeiro diagnóstico foram identificados os seguintes ofensores à operação da rede:
– O motivo das irregularidades e a priorização dos 37 documentos não podiam ser identificados.
– Também não era possível identificar os gargalos da operação de renovação de licença ou de emissão para abertura de nova unidade, por exemplo.
– As unidades eram abertas mesmo com pendências junto aos órgãos municipais.
– Os times internos não tinham uma comunicação fluida a respeito das condicionantes pendentes e seus respectivos responsáveis.
– A gestão externa e descentralizada demandava muito tempo e recursos do time de atendimento.
– Sobrecarga no trabalho de acompanhamento das pendências dos documentos.
– Identificação de irregularidades em mais de 18% das unidades da rede.
Como foi possível solucionar esses problemas?
Com a implantação da solução da Docket, o time regulatório passou a monitorar o status da saúde regulatória de suas unidades em tempo real, através de um dashboard centralizado. Isso facilitou a gestão, permitindo a identificação rápida de gargalos e uma atuação mais proativa das equipes envolvidas.
Em menos de dez dias, mais de 300 unidades foram integradas à plataforma. Todas as condicionantes referentes a documentos regulatórios, como atividades de acompanhamento de obras, projetos e manutenção, ficaram disponíveis na plataforma, junto com seus respectivos status.
Impactos da Docket na gestão regulatória
Com uma redução de 47% no tempo médio para a renovação de licenças e alvarás, a rede identificou uma diminuição significativa no número de terceirizados necessários para o processo.
Agora, 94,6% das unidades estão regulares, liberando tempo do time interno da rede para atividades estratégicas, além de promover uma comunicação fluida entre as equipes. Além disso, a mitigação de riscos operacionais e a simplificação das auditorias internas destacam os benefícios tangíveis da solução Docket.
Outra mudança percebida diz respeito ao aumento da eficiência, da transparência e da colaboração em toda a organização. Agora, com uma gestão regulatória ágil e proativa, a rede está preparada para enfrentar os desafios do futuro com confiança e segurança.
Comparativo de resultados!
Antes da Docket
– 18,7% das unidades da rede estavam irregulares;
– Toda a gestão das condicionantes, responsáveis e documentos era feita exclusivamente por planilhas e drives externos em nuvem;
– O processo de cobrança de status aos terceirizados era realizado por e-mail e telefone;
– O time operacional solicitava frequentemente documentações que já estavam atualizadas por não ter visibilidade dos status atualizados;
– Mais de 54% do tempo do time era gasto em atividades manuais.
Depois da Docket
– 94,6% das unidades estão regulares.
– O time direciona mais tempo para atividades estratégicas.
– Os planos de ação do time passaram a ser estruturados com base em dados.
– A comunicação entre equipes passou a ser mais fluida e sem gargalos.
– Não há mais necessidade de gastar tempo procurando documentações, bem como seus responsáveis na rede responsáveis.
– Maior controle sobre o trabalho dos terceirizados e seus processos.
– Foram implantados QR Codes em cada unidade com documentos atualizados automaticamente.
– Mitigação dos riscos associados à baixa governança regulatória.
– Processos de auditorias internas menos desgastantes, com históricos registrados na plataforma Docket.
Transforme a Gestão Regulatória da Sua Empresa com as Soluções da Docket
Se a sua empresa também enfrenta desafios na gestão regulatória, como o controle de licenças e alvarás, é hora de conhecer as soluções da Docket.
Com nossa plataforma, você pode otimizar processos, reduzir o tempo de renovação de documentos e garantir a conformidade regulatória com mais eficiência. Fale com nosso time de especialistas e descubra como a Docket pode transformar a gestão regulatória da sua operação.
