FAQ Controle

Os alertas podem ser configurados de duas formas: com uma antecedência fixa para todos os documentos ou com prazos específicos para cada um. Para realizar essa definição, acesse gerenciar conta, vá em customizações e selecione status dos documentos. Localize o status vencimento próximo, onde as automações de alertas são gerenciadas, e clique em personalizar para escolher entre a data fixa ou variável. Certifique-se de que seus documentos possuem data de vencimento registrada e lembretes configurados para que o primeiro alerta seja enviado corretamente.

Existem dois caminhos principais para conferir edições feitas na plataforma. O primeiro é acessar a licença diretamente, clicar nos três pontos no topo da tela e selecionar ver histórico, onde é possível visualizar todas as atualizações e documentos que já estiveram anexados. O segundo caminho é pela aba de relatórios, que registra diversas ações do sistema, permitindo gerar históricos específicos de licenças, unidades, usuários e condicionantes para sanar eventuais dúvidas sobre mudanças realizadas.

O tipo de acesso define o que cada usuário pode visualizar ou editar na plataforma. Para gerenciar essas permissões, acesse gerenciar conta e entre em tipo de acesso, selecionando novo acesso para criar um do zero ou clicando em um existente para editar. Após definir um título e descrição, role a tela para configurar as permissões de gerenciamento de conta, controle de custos e permissões gerais. Finalizada essa etapa, vá até o menu de usuários, selecione a pessoa que deseja editar e atribua o tipo de acesso correspondente.

Os grupos de restrição servem para delimitar o acesso de usuários a unidades específicas. Para configurar, acesse gerenciar conta, vá em grupo de restrição e clique em novo grupo para definir um nome e descrição. Em seguida, utilize o botão adicionar membros para listar os usuários permitidos. Para vincular as unidades ao grupo, acesse o menu unidades, selecione a unidade desejada, clique em editar e preencha o campo de grupo de restrição. Vale lembrar que um usuário pode pertencer a mais de um grupo e que pessoas sem nenhum grupo vinculado visualizam todas as unidades do sistema.

Os QR codes facilitam o acesso de terceiros aos documentos de uma unidade específica. O sistema permite personalizar quais arquivos serão exibidos através do menu gerenciar conta, na seção de QR codes. Ao editar a visualização, você pode filtrar os tipos de documentos e status que devem aparecer, como exibir apenas documentos vigentes, por exemplo. Nessa mesma tela, é possível habilitar e baixar os códigos de todas as unidades de uma vez, ou fazer o processo individualmente acessando a unidade desejada.

O fluxo de aprovação garante maior controle sobre as alterações feitas nas licenças. Primeiro, é necessário definir quem pode aprovar as mudanças acessando gerenciar conta, tipos de acesso e editando a permissão fluxo de aprovação no formulário. Os responsáveis conseguem visualizar as pendências através do filtro documentos com atualizações pendentes na tela de licenças. Ao acessar uma licença listada, o aprovador verá o detalhamento da atualização, quem a realizou e quando, podendo então aprovar ou reprovar a alteração.

Caso tenha esquecido sua senha, clique em esqueci minha senha na tela de login, insira seu e-mail cadastrado e clique em enviar instruções. Se o seu usuário estiver ativo, você receberá um código por e-mail para inserir na plataforma. Após validar o código, defina uma nova senha seguindo as regras de segurança estabelecidas e salve as alterações para realizar o login novamente.

As telas de unidades, licenças, condicionantes e processos possuem filtros localizados no topo para facilitar a busca por informações. Após escolher os critérios e clicar em aplicar, os filtros ativos ficarão listados abaixo da busca, podendo ser removidos individualmente no ícone de "x" ou limpos totalmente. Dentro da tela de unidades, também é possível filtrar condicionantes; por padrão, o sistema oculta tarefas concluídas e arquivadas, mas você pode visualizá-las a qualquer momento removendo os filtros automáticos.

Para gerenciar os status, acesse gerenciar conta, entre em customizações e selecione status dos documentos. A tela apresenta as opções disponíveis do sistema à esquerda e as que você deseja utilizar à direita. Ao ativar um status para sua plataforma, você pode clicar em personalizar para selecionar quais campos serão de preenchimento obrigatório. Uma vez configurado, o sistema exigirá que esses campos sejam preenchidos na licença antes de permitir que a alteração de status seja concluída.