Ir para o conteúdo
blog_logo
Menu Fechar
  • Home
  • Produtos
    • freemium
    • Docket IA
    • hub
    • controle

    Produtos

    • Freemium - Teste grátis
    • Docket IA - Análise
    • Hub - Busca
    • Controle - Gestão
  • Soluções
    • Segmentos
      • Agronegócio
      • Real Estate
      • Indústria de Base
      • Serviços Financeiros
      • Energia
      • Varejo
    • Casos de uso
      • casos de uso

    Soluções

    Segmentos

    • agronegócio
    • real estate
    • indústria de base
    • serviços financeiros
    • energia
    • varejo

    Casos de Uso

    • casos de uso
  • Casos de Sucesso
  • FAQ
  • Recursos
    • Blog

    Recursos

    • blog
    • materiais ricos
  • Parcerias
  • Sobre Nós
    • A Empresa
    • Carreiras

    Sobre Nós

    • a empresa
    • carreiras
  • Teste nossa IA
  • Home
  • Produtos
    • freemium
    • Docket IA
    • hub
    • controle

    Produtos

    • Freemium - Teste grátis
    • Docket IA - Análise
    • Hub - Busca
    • Controle - Gestão
  • Soluções
    • Segmentos
      • Agronegócio
      • Real Estate
      • Indústria de Base
      • Serviços Financeiros
      • Energia
      • Varejo
    • Casos de uso
      • casos de uso

    Soluções

    Segmentos

    • agronegócio
    • real estate
    • indústria de base
    • serviços financeiros
    • energia
    • varejo

    Casos de Uso

    • casos de uso
  • Casos de Sucesso
  • FAQ
  • Recursos
    • Blog

    Recursos

    • blog
    • materiais ricos
  • Parcerias
  • Sobre Nós
    • A Empresa
    • Carreiras

    Sobre Nós

    • a empresa
    • carreiras
  • Teste nossa IA
  • Home
  • Produtos
    • freemium
    • Docket IA
    • hub
    • controle
  • Soluções
    • Segmentos
      • Agronegócio
      • Real Estate
      • Indústria de Base
      • Serviços Financeiros
      • Energia
      • Varejo
    • Casos de uso
      • casos de uso
  • Casos de Sucesso
  • FAQ
  • Recursos
    • Blog
  • Parcerias
  • Sobre Nós
    • A Empresa
    • Carreiras
  • Teste nossa IA
  • Home
  • Produtos
    • freemium
    • Docket IA
    • hub
    • controle
  • Soluções
    • Segmentos
      • Agronegócio
      • Real Estate
      • Indústria de Base
      • Serviços Financeiros
      • Energia
      • Varejo
    • Casos de uso
      • casos de uso
  • Casos de Sucesso
  • FAQ
  • Recursos
    • Blog
  • Parcerias
  • Sobre Nós
    • A Empresa
    • Carreiras
  • Teste nossa IA
Casosde...
Gestãode...

Como otimizar a gestão de documentos regulatórios?

home » Blog » Casos de uso » Como otimizar a gestão de documentos regulatórios?

Atualmente, é imprescindível entender o que é a gestão de documentos e toda a sua importância para a saúde dos negócios.

A desinformação referente às normas que regulam a gestão de documentos no cenário empresarial ainda é grande no Brasil. Por isso, conhecer as regras e realizar uma boa gestão de documentos não é importante apenas para empresa, bem como para a sua manutenção legal perante aos órgãos.

Uma má gestão de documentos regulatórios pode ser a ruína do seu negócio. Ao contrário do que as pessoas pensam, uma plataforma de gestão pode gerar mais economia em relação a outros custos como impressão dos documentos, pastas, arquivamento e tempo dedicado dos colaboradores. 

Para te ajudar nesse processo, elaboramos um conteúdo com dicas assertivas para ajudar você a otimizar a gestão de documentos regulatórios na sua empresa.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de práticas adotadas por uma empresa com objetivo principal de garantir a produção, o arquivamento e o acesso aos registos mais importantes para a instituição. O propósito é simplificar o uso destes documentos no dia a dia, de maneira que a busca por dados seja mais organizada, simples e segura. 

A prática de gerir documentos regulatórios é planejada de acordo com o perfil de cada organização. Quem precisa fazer a gestão de diversos arquivos, como administradoras de shopping com várias filiais, é interessante buscar uma forma automatizada de manter as informações acessíveis e seguras, evitando ocupar espaço com grandes arquivos de papel.

Qual a importância da gestão de documentos?

O principal benefício de aplicar uma boa gestão de documentos é facilitar a rotina do profissional encarregado de consultar esses dados e tomar decisões, já que ela visa organizar a documentação desde a entrada, por meio de histórico de recebimento e arquivamento em pastas, até a consulta, atualização ou retirada. 

Por isso, ter um fácil acesso aos documentos regulatórios e certidões fiscais é um dos recursos mais valiosos da sua empresa. Com essa gestão bem feita, é possível fazer um melhor controle e aumentar a produtividade dos colaboradores, além de aumentar a qualidade do serviço, otimizar o espaço de armazenamento físico dos documentos, reduzir custos de operações financeiras, evitando o reduzindo custos com duplicações, de forma a ganhar mais precisão, controle e rastreabilidade. 

Boas práticas para a gestão de documentos regulatórios

Existem algumas boas práticas para gestão de documentos. Conheça cada uma delas:

Organize pastas para cada assunto, cliente e processo

Para facilitar o gerenciamento das informações, divida os seus documentos em categorias, como impostos, certidões, contas ordinárias e extraordinárias ou clientes. Além disso, dentro das pastas, crie subpastas, com datas ou categorias, se for o caso.

Considere a recorrência e o tempo de vida útil do documento

Saber quando descartar e solicitar uma nova via de um documento é tão importante quanto armazená-lo. As leis brasileiras têm prazos específicos para expiração de cada tipo de certidão, algumas das mais comuns são:

  • Extratos bancários, IPTU e IPVA — 5 anos;
  • Financiamento ou consórcio — até a quitação do bem adquirido;
  • Comprovante de obrigações previdenciárias — 30 anos;
  • Certidão de matrícula de imóveis — 30 dias após emitida;
  • Notas fiscais — até vencer a garantia.

Considere a digitalização

Voltemos ao exemplo da administradora com várias filiais de shopping. Cada um deles terá seu grupo específico de documentos regulatórios, com prazos próprios e processos de gestão diferentes. Portanto, digitalizar os dados e centralizá-los em uma única plataforma é mais viável pela organização, segurança e economia que você ganha.

O que são filiais?

Filial é o nome que damos para uma nova unidade de determinada empresa, que deve seguir as regras e diretrizes de uma sede ou matriz. O grande objetivo da filial é atender demandas de um público específico ou localidade, como a necessidade de estar em outra cidade, estado ou país.

Tenha políticas claras do uso de documentos

Toda gestão de documentos regulatórios deve ser padronizada. Ou seja, além das regras legais existentes, como LGPD e lei de acesso à informação, é preciso definir regras internas que normatizem desde a solicitação, passando pela organização, as consultas e o descarte de documentos vencidos. 

Quais os problemas gerados pela má gestão de documentos?

Já vimos os principais pontos de como fazer uma boa gestão de documentos, então, agora vamos mostrar quais as consequências de negligenciar esse processo. 

Perda de documentos

O primeiro e mais óbvio é acabar perdendo algum documento regulatório no transporte para o arquivo ou por não manter regras de acesso. A perda significa custos extras para buscar uma nova via e pode ser um problema em caso de fiscalização. 

Burocracia

As lacunas de comunicação deixadas por uma gestão de documentos ineficiente são irreparáveis. A burocracia se torna inevitável porque geralmente esses arquivos estão centralizados em um setor da empresa e não tem fácil acesso a outros departamentos que possam precisar. 

Desorganização

Se você usa uma sala de arquivo, sabe o quão rápido as coisas podem aparecer fora do lugar. Devido ao grande volume de documentos e constante manuseio de colaboradores, não é difícil perder o controle da organização e isso pode ser um grande problema no futuro. 

Aumento de custos 

Embora algumas pessoas ainda acreditem que investir em uma plataforma de gestão de documentos seja mais caro, não é bem assim. O custo com impressões, arquivos, pastas, manutenção do local e gerenciamento dos funcionários deve ser levado em conta. Em muitos casos, optar por um software se torna mais rentável do que manter o modelo de armazenamento tradicional. 

Vazamento de informações

Depois da criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula o tratamento de dados pessoais, a proteção das informações tornou-se um assunto ainda mais importante. Uma gestão de documentos ruim pode levar ao vazamento de materiais confidenciais.

Como otimizar a gestão de prazos de documentos regulatórios?

Dashboard com informações das unidades cadastradas e a divisão no mapa
Dashboard com informações das unidades cadastradas e a divisão no mapa

Como dissemos anteriormente, uma plataforma de gestão de documentos pode ser muito útil para quem precisa melhorar esse processo na empresa. Por isso, apresentamos a solução Alvarás e Licenças. 

A funcionalidade de alerta de pendências, por exemplo, é um dos principais recursos para gestores que precisam lidar com muitas unidades/filiais/franquias.

Sabemos que as planilhas são grandes aliadas dos profissionais, mas no caso de fazer a gestão dos alvarás e licenças, um erro pode custar caro para a sua empresa.

Alerta de pendências, indicando falta de dados nas unidades cadastradas
Alerta de pendências, indicando falta de dados nas unidades cadastradas

Por isso, o sistema propõe um modelo 100% digital e automatizado. Com ele, é possível  verificar facilmente as pendências de cada CNPJ, identificando aqueles que estão sem documentação ou informação. 

Além disso, o alerta de vencimentos, também indica quando o documento regulatório vai vencer. Com isso, é possível que o gestor selecione alertas de vencimentos na periodicidade desejada, para que a equipe tenha tempo hábil de emitir um novo, antes que se encerre a vigência do antigo. Isso traz mais segurança e celeridade aos processos. 

A ferramenta também centraliza todos os dados, que podem ser acessados por qualquer colaborador remotamente com acesso e demonstra histórico do fluxo, facilitando todas as análises sobre as unidades cadastradas. 

Com o nosso software você tem visão macro de todas as unidades para gerenciar licenças, alvarás e outros documentos de forma automatizada, rápida e prática. Otimizando projetos, operações fiscais e de expansão, em todos os âmbitos: ambiental, de qualidade, regulatório, jurídico e de auditorias. Assim, é possível manter a sua empresa matriz e todas as filiais regularizadas, evitando multas pesadas e até interdições, com controle total sobre cada atividade.

Sobre a Docket

A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.

O  Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.

Já  a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.

Por fim, a R.E.A  (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.


Posts Relacionados

Embargo de obra por falta de licenças e alvarás: como evitar esse problema?

Controle na gestão de documentos: soluções eficientes para empresas

Análise de documentos com IA: revolucionando o compliance

Tag cloud

Sem categoria (7)
Emissãode... (26)
Análisede... (36)
Casosde... (109)
Gestãode... (43)
Serviços financeiros (26)
Tiposde... (4)
Real Estate (46)
Agronegócio (66)
Jurídico (23)
Inteligência artificial (25)
Indústriade... (3)

Faça parte da comunidade da Docket

Receba notícias e conteúdos exclusivos 

enivar

Empresas de destaque já estão inovando.

É a sua vez de acelerar os resultados!

últimas postagens

  • 5 maio de 2025

Consórcio é mais eficiente com tecnologia: entenda por quê

Nos últimos anos, o sistema de consórcios tem ganhado força no Brasil como uma alternativa eficiente para o planejamento financeiro de pessoas e empresas. Com bilhões em créditos movimentados anualmente e crescimento expressivo em relação ao ano anterior, o setor

ler artigo
  • 30 abril de 2025

Onde começa o risco jurídico na análise de precatórios

Adquirir e ceder precatórios é uma atividade que envolve riscos jurídicos significativos. Para quem atua nesse mercado, entender onde esses riscos surgem (e como podem ser evitados) é fundamental para garantir segurança e agilidade nas operações. Neste artigo, vamos explicar

ler artigo
  • 28 abril de 2025

A nova gestão fundiária impulsionada pela tecnologia

Antes de qualquer semente ser plantada ou turbina começar a girar, existe um ponto em comum entre o agronegócio e o setor de energia: a terra. E mais do que a terra em si, a gestão fundiária, ou seja, o

ler artigo
  • 24 abril de 2025

Automatização da gestão de IPTU com inteligência artificial

A gestão de IPTU é uma atividade que exige precisão, agilidade e conformidade fiscal. Quando feita manualmente, está sujeita a inconsistências, erros e atrasos que podem gerar penalidades ou desequilíbrios financeiros. Neste artigo, vamos mostrar como a automatização da gestão

ler artigo
  • 22 abril de 2025

Due diligence automatizada vs. tradicional: qual oferece mais segurança jurídica?

Antes de qualquer decisão estratégica, como uma concessão de crédito ou aquisição de ativos, é preciso entender os riscos. Para isso, entra em cena um processo essencial: a due diligence. Mas, em um cenário cada vez mais digital, como garantir

ler artigo
  • 16 abril de 2025

Barter: como funciona essa operação e suas garantias

No contexto do agronegócio brasileiro, a operação barter tem ganhado destaque como uma alternativa eficiente para viabilizar o acesso a insumos agrícolas e garantir a produção agrícola. Neste artigo, explicamos de forma simples e direta como esse modelo de negociação

ler artigo
  • 14 abril de 2025

Mitos e verdades sobre o uso da tecnologia na concessão de crédito

A concessão de crédito passou por grandes mudanças nos últimos anos. O que antes era feito de forma 100% manual e burocrática, hoje pode ser mais rápido, seguro e eficiente graças à tecnologia. Mas, ao mesmo tempo em que a

ler artigo
  • 11 abril de 2025

Como APIs agilizam processos jurídicos e financeiros

Em um cenário onde agilidade e precisão são diferenciais competitivos, empresas que lidam com processos jurídicos e financeiros enfrentam desafios diários para garantir que a análise documental seja feita no menor tempo possível — especialmente quando há prazos apertados para

ler artigo
  • 9 abril de 2025

Agronegócio em alerta: desafios do Plano Safra 2025/26 começam a aparecer

O próximo Plano Safra já está em pauta entre representantes do setor agropecuário, governo e instituições financeiras. A expectativa para o ciclo 2025/26 é de um cenário mais desafiador: juros em alta, menor volume de recursos disponíveis e incertezas quanto

ler artigo
  • 7 abril de 2025

A importância da documentação na concessão de crédito

A liberação de crédito é um processo essencial para bancos, financeiras, cooperativas e outras instituições que concedem financiamentos, empréstimos e consórcios. No centro desse processo está a análise documental, uma etapa crucial para garantir segurança e eficiência na operação. Além

ler artigo

Produtos

  • Freemium
  • Docket IA
  • Hub
  • Controle

Segmentos

  • Indústrias
  • Agronegócio
  • Energia
  • Indústria de Base
  • Varejo
  • Real Estate
  • Serviços Financeiros

Casos de Sucesso

  • TIM
  • Gerdau
  • Klabin
  • Banco Carrefour
  • Sicredi
  • Unicred
  • Ágil Soluções
  • CashMe
  • Conceitual Arquitetura
  • RG Licenciamento
  • Escritório Pavão & Oliveira

Recursos

  • Materiais Ricos
  • Blog

Parcerias

  • Seja Parceiro
  • Nossos Parceiros

A Empresa

  • Sobre a Docket
  • Nossas Políticas
  • Carreiras

Teste nossa IA

  • Teste Agora

2024 - TODOS OS DIREITOS RESERVADOS - DOCKET CNPJ 23 522 710/0001-87

POLÍTICA DE PRIVACIDADE & POLÍTICA DE COOKIES 

FAQ

O que acontece se a I.A. não encontrar a informação ou campo buscado?

Informações não encontradas não serão extraídas.

Quais formatos de documento são aceitos pela plataforma?

PDF, JPG e PNG.

O que fazer caso a análise não seja concluída?

O formato do documento pode estar incorreto ou os campos inseridos não
contêm informações relevantes. Verifique o formato e tente novamente.

É possível exportar os dados extraídos pela I.A.? Como faço isso?

Sim, é possível exportar os dados em formato Excel. Após a análise, abra a
análise desejada, clique em "Opções" no canto superior direito e selecione
"Exportar dados em Excel".

É possível realizar validação e comparação de dados?

Sim. Na tela de detalhe da análise, você pode marcar os campos extraídos como "informação correta" ou "informação incorreta".

A Docket IA consegue extrair informações não estruturadas, como assinaturas ou desenhos?

Não. A Docket IA é especializada em interpretar informações textuais
estruturadas e não processa elementos como imagens, assinaturas ou desenhos.

Não saia sem testar grátis nossa IA

Diga adeus aos processos manuais e transforme a análise de documentos com automação inteligente 

Clique aqui e comece agora